ثبت قرارداد و آزادسازی ظرفیت مشاوران در ساجات؛ تغییر افراد و تمدید گواهینامه
ثبت قرارداد، آزادسازی ظرفیت و تغییر افراد مشاور در سامانه ساجات
راهنمای کاربردی بخشنامه شماره 96/1766915 مورخ 1396/12/26 درباره ثبت شروع و پایان قرارداد، آزادسازی ظرفیت کاری، تغییر افراد امتیازآور، هیأت‌مدیره و سهامداران و به‌روزرسانی تاریخ انقضای گواهینامه تشخیص صلاحیت.
گردآورنده و تنظیم برای انتشار: مهدی کارگر سفتجانی
این مقاله بر پایه بخشنامه سال ۱۳۹۶ تنظیم شده است. برای اقدامات جاری، شیوه‌نامه مدارک و بررسی پرونده مشاوران لازم‌الاجرا از بهمن ۱۴۰۴ را نیز در کنار این سند بررسی کنید.
مشاهده شیوه‌نامه ۱۴۰۴ مشاوران
بخشنامه 96/1766915 درباره چه موضوعی است؟
این بخشنامه برای تسریع روند تصمیم‌گیری و انجام فرآیند تشخیص صلاحیت شرکت‌های مهندسان مشاور صادر شده و از شرکت‌ها می‌خواهد به‌جای مکاتبات غیرضروری، موضوعاتی مانند اعلام شروع و پایان قرارداد، تغییر افراد امتیازآور، اعضای هیأت‌مدیره، سهامداران و به‌روزرسانی تاریخ انقضای گواهینامه را از مسیر سامانه ساجات مدیریت کنند.
| موضوع | اقدام اصلی | نکته مهم |
|---|---|---|
| شروع قرارداد | ثبت قرارداد جدید در ساجات | حداکثر ظرف ۳ ماه پس از انعقاد قرارداد |
| پایان قرارداد | تغییر وضعیت قرارداد و آزادسازی ظرفیت | پس از انجام حداقل ۸۵٪ قرارداد یا در صورت خاتمه زودتر |
| تغییر افراد | ثبت تغییر افراد امتیازآور، هیأت‌مدیره و سهامداران در ساجات | نحوه اقدام به وضعیت پرونده بستگی دارد |
| انقضای گواهینامه | به‌روزرسانی تاریخ انقضا در ساجات | در محدوده ۶ ماه مانده به تاریخ انقضا |
مهلت ثبت قرارداد جدید در سامانه ساجات
شرکت‌های مهندسان مشاور موظف‌اند حداکثر ظرف سه ماه پس از انعقاد قرارداد، مشخصات و اطلاعات قرارداد جدید خود را در سامانه جامع هوشمند تشخیص صلاحیت عوامل نظام فنی و اجرایی (ساجات) ثبت کنند. طبق متن بخشنامه، پس از گذشت مهلت تعیین‌شده امکان ثبت قرارداد فراهم نخواهد بود.
اعلام پایان قرارداد و آزادسازی ظرفیت کاری
برای آزادسازی ظرفیت کاری، شرکت باید پس از اتمام قرارداد و انجام حداقل ۸۵ درصد قرارداد، وضعیت قرارداد را در سامانه تغییر دهد. این اقدام باعث کاهش تعداد کارهای اشغال‌شده شرکت می‌شود.
اگر قرارداد پیش از موعد و قبل از رسیدن به ۸۵ درصد مبلغ اولیه خاتمه پیدا کند، شرکت می‌تواند برای آزادسازی ظرفیت، وضعیت قرارداد را به حالت «خاتمه‌یافته» تغییر دهد.
در هر دو حالت لازم است آخرین مبلغ پروژه، تاریخ پایان کار و مستندات مربوط اصلاح و بارگذاری شوند. مسئولیت انطباق اطلاعات ثبت‌شده با مستندات ارائه‌شده بر عهده شرکت است.
تغییر افراد امتیازآور، هیأت‌مدیره و سهامداران
بخشنامه تصریح می‌کند که تغییرات افراد امتیازآور، اعضای هیأت‌مدیره و سهامداران باید توسط خود شرکت و از طریق سامانه ساجات انجام شود.
پرونده در حالت «تکمیل» یا «رفع نقص»
اگر پرونده شرکت در وضعیت «تکمیل» یا «رفع نقص» باشد، شرکت باید تغییر افراد را در همان فرآیند و از طریق سامانه انجام دهد.
پرونده در حالت «صدور گواهینامه»
اگر پرونده در وضعیت «صدور گواهینامه» باشد، برای تغییر افراد باید تقاضای جدید ایجاد شود؛ فرد موردنظر حذف، فرد جایگزین معرفی و پرونده الکترونیکی برای بررسی به سازمان ارسال می‌شود. حذف نهایی نام فرد قبلی پس از بررسی و تأیید نهایی پرونده انجام خواهد شد.
به‌روزرسانی تاریخ انقضای گواهینامه تشخیص صلاحیت
طبق بخشنامه، هرگونه تقاضا به‌جز جابه‌جایی نفرات در محدوده شش ماه قبل از تاریخ انقضای گواهینامه از مسیر به‌روزرسانی تاریخ انقضا در سامانه ساجات انجام می‌شود.
در متن بخشنامه همچنین توصیه شده است شرکت‌ها پیش از رسیدن به این محدوده زمانی، برای به‌روزرسانی گواهینامه خود برنامه‌ریزی کنند.
چرا مدیریت ظرفیت کاری مشاوران مهم است؟
اگر قرارداد پایان‌یافته همچنان در وضعیت فعال باقی بماند، ممکن است ظرفیت کاری شرکت به‌درستی آزاد نشود. به همین دلیل، پس از پایان یا خاتمه قرارداد باید وضعیت قرارداد، تاریخ پایان، مبلغ نهایی و مستندات مربوط در سامانه کنترل و اصلاح شوند.
نکته امنیتی درباره اطلاعات پرونده ساجات
در پایان بخشنامه توصیه شده است برای حفظ اطلاعات شخصی، پرسنلی و قراردادی شرکت و جلوگیری از سوءاستفاده احتمالی، امور تشخیص صلاحیت با دقت و کنترل مناسب انجام شود. این تأکید نشان می‌دهد دسترسی به اطلاعات پرونده ساجات، قراردادها و اطلاعات افراد امتیازآور باید مدیریت‌شده باشد.
چک‌لیست عملی شرکت مهندسان مشاور
- قرارداد جدید را حداکثر ظرف سه ماه در ساجات ثبت کنید.
- پس از پایان یا خاتمه قرارداد، وضعیت آن را اصلاح کنید.
- برای آزادسازی ظرفیت، مبلغ نهایی و تاریخ پایان کار را به‌روز کنید.
- مستندات پایان یا خاتمه قرارداد را بارگذاری کنید.
- تغییر افراد امتیازآور، هیأت‌مدیره و سهامداران را در ساجات ثبت کنید.
- قبل از خروج فرد امتیازآور، اثر آن بر امتیاز و تخصص شرکت را بررسی کنید.
- وضعیت پرونده را از نظر «تکمیل»، «رفع نقص» یا «صدور گواهینامه» کنترل کنید.
- شش ماه مانده به انقضای گواهینامه را به‌عنوان بازه حساس تمدید در نظر بگیرید.
راهنماهای مرتبط
- اخذ رتبه مشاور
- مدارک اخذ رتبه مشاور
- تمدید و ارتقای رتبه مشاور
- شیوه‌نامه مدارک و بررسی پرونده مشاوران ۱۴۰۴
پرسش‌های متداول
مهلت ثبت قرارداد جدید در ساجات چقدر است؟
طبق بخشنامه، حداکثر سه ماه پس از انعقاد قرارداد.
چه زمانی ظرفیت قرارداد آزاد می‌شود؟
پس از اتمام قرارداد و انجام حداقل ۸۵ درصد آن، یا در صورت خاتمه زودتر با ثبت وضعیت خاتمه‌یافته و بارگذاری مستندات.
اگر پرونده در مرحله صدور گواهینامه باشد، تغییر افراد چگونه انجام می‌شود؟
با ایجاد تقاضای جدید، معرفی فرد جایگزین و ارسال پرونده برای بررسی و تأیید.
گردآورنده: مهدی کارگر سفتجانی
